Formulier 604A: wat is het en hoe dient u het in?

Wat is formulier 604A?

Het formulier hoort bij een reeks van drie btw-aangiftes, elk voor een ander moment in het leven van een onderneming:

Wanneer wordt het gebruikt?

U dient formulier 604A in voordat u met btw-plichtige handelingen begint, dus vóór uw eerste factuur of verkoop. Het formulier wordt onder meer gebruikt wanneer:

• u start als zelfstandige, in hoofd- of bijberoep;
• een nieuw opgerichte vennootschap btw-plichtige activiteiten begint;
• u na een eerdere stopzetting opnieuw een btw-plichtige activiteit opstart;
• een onderneming met enkel vrijgestelde activiteiten ook btw-plichtige handelingen gaat verrichten.

Wie moet het invullen?

Iedereen die zelfstandig en regelmatig goederen levert of diensten verricht in België: eenmanszaken, vennootschappen en verenigingen met een btw-plichtige activiteit. Ook wie kiest voor de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, dient een 604A in. Het formulier wordt ingevuld door de ondernemer zelf of door iemand die hem vertegenwoordigt, zoals een boekhouder of dienstverlener.

Welke gegevens worden gevraagd?

Het formulier bestaat uit verschillende rubrieken. Dit zijn de belangrijkste gegevens die u moet kunnen invullen:

1. 1IdentificatieNaam, ondernemingsnummer en gegevens van de zaakvoerder.
2. 2AdressenMaatschappelijke zetel en eventuele vestigingseenheden.
3. 3ActiviteitenEen concrete omschrijving van wat u verkoopt of levert.
4. 4StartdatumDe datum waarop de btw-plichtige activiteit begint.
5. 5Verwachte omzetEen realistische schatting van uw jaaromzet.
6. 6Btw-regelingNormale regeling, vrijstellingsregeling of een bijzondere regeling.
7. 7AangifteperiodiciteitMaandelijkse of driemaandelijkse btw-aangifte.
8. 8BankrekeningHet rekeningnummer van uw onderneming.

Wie dient het in?

Formulier 604A gaat naar de btw-administratie. De elektronische versie heet e604A; inhoudelijk is het hetzelfde formulier.

Wat gebeurt er na indiening?

1. VERWERKINGDe administratie controleert uw aangifteOntbreekt er informatie, dan kan de administratie bijkomende vragen stellen.
2. ACTIVATIEUw nummer wordt geactiveerdDe duur hangt af van de verwerking door de btw-administratie.
3. ZICHTBAARUw btw-status staat in de KBOIn de KBO Public Search ziet u dat uw onderneming btw-plichtig is.
4. DAARNAU factureert met uw BTW-nummerEn u dient uw btw-aangiftes in volgens de gekozen periodiciteit.

Veelgemaakte fouten

• ✕Te laat indienenWie al factureert voor het BTW-nummer actief is, komt in de problemen.
• ✕Een te vage activiteit"Consultancy" of "diensten" zegt weinig. Omschrijf concreet wat u doet.
• ✕Een onrealistische omzetDe geschatte omzet bepaalt mee welke regeling en periodiciteit gelden.
• ✕De verkeerde btw-regelingWie de vrijstellingsregeling kiest, kan geen btw aftrekken. Weeg dit vooraf af.
• ✕Vestigingen vergetenElke plaats waar u uw activiteit uitoefent, hoort in de aangifte.

Waarom laten begeleiden?

Een fout in formulier 604A kan uw start vertragen. Met begeleiding kijkt een specialist alles na vóór de indiening, ook als u twijfelt over uw activiteiten of de timing.